Assistant(e) de direction – Assistante Président de la CME/Chefs de pôleCENTRE HOSPITALIER DU TONNEROIS

Le Centre Hospitalier du Tonnerrois, situé au cœur de la région de Bourgogne, est un établissement de santé disposant de plusieurs services :

• Urgences 24h/24h
• Médecine polyvalente et gériatrique
• Soins de suites et de réadaptation (orthopédique, neurologique et gériatrique)
• Imagerie médicale (scanner, échographies, mammographie)
• EHPAD
• Foyer de vie
• Service de soins infirmiers à domicile

Engagé dans une démarche d'excellence, notre établissement offre une gamme complète de services médicaux, soutenus par une équipe de professionnels passionnés et dévoués. Grâce à notre approche centrée sur le patient, nous nous engageons à offrir des soins de qualité, tout en cultivant un environnement de travail stimulant et collaboratif. 

En tant qu'assistant (e) de direction vous accompagnerez la responsable ressources humaines, le président de la CME et les chefs de pôles afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de leurs activités. En étroite collaboration, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités.

Vous assurez le secrétariat de direction, partagé entre :

· 50 % : secrétariat du Président de la CME et des Chefs de pôle,

· 50 % : secrétariat des Ressources Humaines,

Et contribuer à la continuité de service de la Direction en lien avec l’autre assistante de direction.

Missions : 

Secrétariat du Président de la CME et des Chefs de pôle : 

• Gérer les agendas, rendez-vous et priorités du Président de la CME et des Chefs de pôle

• Organiser les réunions (CME, réunions médicales, groupes de travail)

• Préparer les dossiers, convocations, ordres du jour et supports

• Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus le cas échéant

• Assurer le suivi administratif des décisions et actions

• Gérer les courriers, notes et documents médicaux institutionnels

Secrétariat des Ressources Humaines :

•  Assurer le secrétariat du service des Ressources Humaines
• Assurer un appui administratif au service des RH
• Rédiger et mettre en forme courriers, notes, attestations, documents RH
•  Participer à l’organisation des instances (CAPL, commissions, dialogue social…)
• Contribuer à la gestion administrative du personnel (suivi de dossiers, tableaux de bord, indicateurs)
• Assurer la transmission et la diffusion d’informations RH en lien avec le service de la communication
• Participer à la logistique des recrutements, concours (convocations, dossiers, suivi)

Continuité de service de la Direction : 

• Assurer la continuité du secrétariat de direction en cas d’absence de l’autre assistante

• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes

• Filtrer les appels téléphoniques et les sollicitations

•  Gérer le courrier entrant et sortant de la Direction

Activités ponctuelles :

• Classement, archivage et gestion documentaire
• Mise à jour de documents institutionnels
• Suivi de tableaux de bord et d’indicateurs
• Contribution à l’organisation d’événements institutionnels
• Interface administrative entre Direction, pôles et services

Amplitude horaire : Forfait : 39h00 

• Compétences requises :

  • Niveau bac+2 obligatoire
  • Capacités rédactionnelles solides
  • Organisation, gestion des priorités, autonomie
  • Connaissance du fonctionnement hospitalier appréciée
  • Discrétion et respect strict de la confidentialité
  • Rigueur, fiabilité et sens des responsabilités
  • Polyvalence et adaptabilité
  • Esprit d’équipe et sens du service public
  • Capacité à travailler avec différents types d’interlocuteurs